Privatlivspolitik for Aski Raski Danmark ApS

Privatlivspolitikken er sidst opdateret 10.11.2023

1. Om privatlivspolitikken

Denne privatlivspolitik omhandler, hvordan Aski Raski Danmark ApS behandler dine personoplysninger. Vi ønsker fuld åbenhed omkring, hvad vi gør med dine personoplysninger. Tag derfor endelig kontakt, hvis du har nogle spørgsmål, se punkt 2.

2. Roller og kontaktinformation

Aski Raski Danmark ApS (CVR: 42834033, Stensgårdvænget 10, 5230 Odense M) optræder som databehandler for alle brugere af Aski Raski (Tjenesten) og som behandlingsansvarlig over for besøgende på hjemmesiden samt registrerede kunder.

Aski Raski Danmark er behandlingsansvarlig for de personoplysninger, vi får i egenskab af at have en fanside på Facebook, og som vi behandler til egne formål. Facebook har egne retningslinjer for de behandlinger, de foretager sig med dine personoplysninger til Facebooks egne formål.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at tale med os om vores privatlivspolitik, tag da kontakt på: kontakt@askiraski.dk eller tlf. +45 60 13 35 90.

3. Formål

Tjenesten er et digitalt program til intensiv læsetræning og benyttes af skoler til indlæringsformål.

Personoplysninger, der indsamles via Tjenesten, benyttes kun til formål, som er objektivt retfærdiggjort af Aski Raski Danmarks tjenester og til at udføre behandlingen i samsvar med databeskyttelsesloven, herunder behovet for at beskytte personlig integritet og privatliv samt for at sikre at personlige data er af tilstrækkelig kvalitet.

Behandlingen af personoplysninger indebærer indsamling, tilpasning, lagring, overføring og formidling eller en kombination af disse.

Formålet med behandlingen af personoplysningerne i Tjenesten er at forbedre elevers/brugeres læsefærdigheder, gennemføre afdækninger af læsefærdigheder, sikre brugervenlighed, motivere, dokumentere brugshistorik på skoler, elever, forældre, PPR osv. samt muliggøre kontrol og sammenligning af resultater fra skolerne.

Behandling af personoplysninger om kunder har til formål at ivaretage og forvalte kundeforholdet og er nødvendig for at oppfylde aftalen med kunden.

På hjemmesiden kan kunder og brugere af Aski Raski bestille prøvelicens til Tjenesten for at få mere information om, hvordan Tjenesten fungerer. Desuden benytter hjemmesiden cookies for at sikre funktionaliteten på hjemmesiden og for at kunne levere Tjenesten.

Aski Raski Danmark har også en fanside på Facebook til at markedsføre Tjenesten og kurser samt give information om Aski Raski til brugerne og evt. andre interessenter. Desuden kan Facebook og Messenger bruges til at indsende henvendelser.

Google Forms bruges som tilmelding til kurser og webinarer.

Tjenesten benytter MS Azure til lagring af personoplysninger, og hjemmesiden benytter Siteground til lagring af de personoplysninger, som behandles der.

Til at sende nyhedsbreve ud og indsamle kontakter til disse, bruger vi tjenesten fra Make AS.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvordan vi behandler dine persondata for at opfylde nævnte formål.

4. Grundlæggende principper for Aski Raski Danmarks behandling af personoplysninger

Aski Raski Danmark tager ansvar for at beskytte dine personoplysninger. Du kan have tillid til, at vi indsamler og beskytter dine personoplysninger på en tryg og god måde.

Aski Raski Danmark garanterer:

1. At være åbne om, hvordan vi indsamler, bruger og lagrer dine personoplysninger.

2. Kun at bruge dine personoplysninger til det formål, vi har indsamlet dem til.

3. Ikke at indsamle eller behandle flere oplysninger om dig, end vi har brug for.

4. At give dig mulighed for at ændre og bede om sletning af personoplysninger, som er forkerte, eller som du ikke længere ønsker, vi skal lagre.

5. Kontinuerligt arbejde for at beskytte personoplysninger og anden konfidentiel information. Sikkerhedsarbejdet omfatter både fysiske, tekniske og administrative tiltag.

5. Behandlingsgrundlaget

Vi deler kun dine personoplysninger med andre, hvis det er nødvendigt for at gennemføre vores aftale med dig, hvis vi har berettiget interesse i behandlingen, hvis behandlingen er os lovpålagt eller andet lovgrundlag foreligger. Vores berettigede interesse er at kunne give dig den bedst mulige kundeservice samt at kunne markedsføre vores tjenester og produkter.

Enhver deling ud over dette kræver dit samtykke. Dette er ikke til hindring for, at vi kan benytte databehandlere til at behandle personoplysninger på vores vegne (i medhold af en databehandleraftale). Se punkt 9.

Dansk lov er gældende.

6. Hvilke oplysninger vi indsamler

Oplysninger om kontaktpersonen:

Når du bliver kunde hos os, skal du opgive navn og kontaktinformation på en kontaktperson.

Oplysninger om brugere:

Når du bliver bruger hos os, modtager vi navn på brugeren, skole, e-mailadresse, rolle, angivelse af hvilken organisationsenhed, der skal være bruger af Tjenesten og brugerens ID hos Unilogin, hvis brugeren har dette.

Tillægsoplysninger ved brug af afdækningsværktøjet:

Hvis kunden benytter sig af afdækningsværktøjet, oprettes der en afdækningsprofil, som indeholder navn, køn, navn på elevens klasse og årgang, fået fra skoleleder eller lærer, som administrerer afdækningen.

Tjenesten indsamler:

Tjenesten indsamler alle øvelser, der er påbegyndt eller udført, tid, der er brugt på disse, resultater, belønninger, hvem der har udført afdækninger, afdækningsresultater samt kommentarer til disse, som registreres og lagres i Tjenesten. Aski Raski Danmark benytter kun cookies til at kunne levere Tjenesten. For at se en fuldstændig liste over de cookies, vi benytter, kan du trykke her. Cookies, som behandler personoplysninger, vil blive krypteret for at sikre dit privatliv.

Hjemmesiden indsamler:

Hjemmesiden indsamler information om bestillere af prøvelicens, som navn på kontaktperson og e-mailadresse, skole og faktureringsoplysninger, hvis et af bestillingsskemaerne på hjemmesiden benyttes. Aski Raski Danmark benytter Matomo til statistisk dataanalyse på hjemmesiden, uden at analysen knyttes til personoplysninger. Udover Matomos cookies, benytter Aski Raski Danmark sig kun af cookies på hjemmesiden, som skal sikre funktionaliteten. For at se en fuldstændig liste over de cookies, vi bruger, kan du trykke her.

I dine browserindstillinger, som f.eks. i Internet Explorer, Safari, Mozilla Firefox og Google Chrome, kan du bestemme, hvilke cookies du vil godtage og hvilke, du ikke vil godtage. Hvor du finder indstillingerne til dette, afhænger af, hvilken browser du bruger. Brug hjælpefunktionen i din browser til at finde frem til de rette indstillinger. Vælger du, ikke at godtage visse tekniske og/eller funktionelle cookies, kan det hænde, at visse funktioner på hjemmesiden og i tjenesten ikke længere virker, som de skal.

Google Forms indsamler:

Hvis du bliver tilmeldt et kursus eller melder dig selv på kursus gennem Google Forms, beder vi dig opgive deltagernes e-mailadresser, navn på kontaktperson og dennes e-mailadresse samt skole og faktureringsoplysninger.

Facebook indsamler:

Oplysninger om de besøgende på vores Facebookside. Gennem Facebook Indsigt modtager vi anonymiseret statistik fra Facebook, baseret på parametre som f.eks. alder, køn, land, by/sted og sprog. Vi kan også se ud fra valgt tidsperiode, hvor mange personer der har besøgt vores side, og hvor mange der er nået igennem vores indlæg. I tillæg til den anonymiserede statistik, behandler vi personoplysninger i form af likerklik, delinger og følgere på vores side og vores sideaktiviteter. Facebook Messenger indsamler information, som ligger i henvendelser sendt via denne tjeneste.

Make indsamler:

Navn, e-mailadresse, skole og kommune for hver kontakt, der er registreret til at modtage nyhedsbreve fra os. Kontakterne har selv godkendt, at de skal modtage nyhedsbreve og registrerer sig selv via et pop-up-vindue eller skema på hjemmesiden.

Webstep:

Aski Raski Danmark benytter nogle konsulenter fra Webstep. Konsulenterne, som behandler personoplysninger på vegne af Aski Raski Danmark, har enten indgået en databehandleraftale eller en arbejdsaftale, hvor konsulenten forpligter sig til at følge Aski Raski Danmarks interne regler for behandling af personoplysninger, rutiner og instrukser for håndtering af personoplysninger og IT-sikkerhed.

7. Hvordan vi bruger dine personoplysninger

Gennemføring af Tjenesten med dig:

Aski Raski Danmark registrerer og lagrer dine personoplysninger for at kunne levere tjenesten som aftalt, herunder dokumentere og afdække elevers læsefærdigheder, samt til at kunne forvalte vores kundeforhold med dig og vores hjemmeside.

Kurser og prøvelicens:

Aski Raski Danmark lagrer og sletter personoplysninger, som indsamles i forbindelse med tilmelding til kurser og prøvelicenser.

Markedsføring pr. e-mail:

Aski Raski Danmark udsender markedsføring i form af nyhedsbreve, invitationer og lignende til eksisterende kunder pr. e-mail. Ved enhver henvendelse vil modtageren have mulighed for at afmelde fremtidig elektronisk markedsføring.

Markedsføring via Facebook:

På vores Facebookside lægger vi information ud om nyheder og ændringer i Aski Raski Danmark, om kampagner/rabatter i forbindelse med salg af programvaren og om kurser og aktiviteter. Vi skriver også historier, enten fra vores eller brugernes hverdag, og vi deler indlæg, som brugere eller følgere har skrevet. Vi modtager anonymiseret statistik fra Facebook for bedre at kunne forstå effekten af vores markedsføring og for at vide, hvor mange der får den information med, som vi deler derinde.

8. Sikkerhedsforanstaltninger

Beskyttelsen af dine personoplysninger har høj prioritet hos os. Vi arbejder kontinuerligt for at beskytte dine personoplysninger og anden konfidentiel information. Vores sikkerhedsforanstaltninger inkluderer fysiske, tekniske og administrative tiltag.

Vores medarbejdere og konsulenter får undervisning og vejledning i, hvordan man håndterer personoplysninger på en tryg måde. Vi har rutiner og adgangskontrol til at forhindre uautoriseret tab eller udlevering af dine personoplysninger. Vi har også procedurer og tiltag, der forhindrer tab og ødelæggelser af de systemer, som opbevarer personoplysningene. Vi sørger for, at behandlingen af personoplysninger gøres rigtigt og sikkert, og at behandlingen er beskyttet mod skadelig software.

Al kommunikation, som går over internettet, benytter krypterede kanaler (SSL). Al persondata i Aski Raski Danmark lagres i MS Azure Storage. MS Azure Storage lagrer alle data krypteret med 256-bit AES, en af de stærkeste krypteringer, der er tilgængelig. Aski Raski Danmark sikkerhedskopierer alle persondata hver dag. Sikkerhedskopierne opbevares i fire uger, før de slettes.

Vi sørger for, at personoplysninger er beskyttet i forbindelse med overføring både internt og eksternt. Vi sikrer, at enhver ekstern part, som håndterer dataen, opfylder et tilfredsstillende sikkerhedsniveau. Eventuelle trusler mod datasikkerheden håndteres effektivt, eftersom sikkerhed og beskyttelse af dine personoplysninger er en del af det daglige arbejde i vores virksomhed. Vi overholder de krav til beskyttelse og sikring af personoplysninger, som følger af gældende databeskyttelseslov.

Ethvert brud på vores sikkerhedsrutiner bliver dokumenteret, og vi har procedurer og kapacitet til at opdage og håndtere sikkerhedsbrud. Hvis der opdages et sikkerhedsbrud, vil dette blive rapporteret til ledelsen, risikoen for sikkerhedsbrud vil blive vurderet, og Datatilsynet vil blive varslet, hvis nødvendigt. Du vil som bruger også blive varslet, hvis sikkerhedsbruddet udgør en risiko for dig og dine rettigheder.

9. Behandlingssted for data/tredjeparter

Aski Raski Danmark vil ikke sælge, leje eller bytte din information til tredjeparter ud over det, der følger af denne privatlivspolitik.

I følgende begrænsede situationer vil vi kunne dele personoplysninger:

Aski Raski Danmark benytter Facebooks fansider til at markedsføre sig og give information til brugere eller andre interessenter. Dataen lagres på Facebooks servere. Man kan frabede sig Facebook-annoncer ved at ændre på annonceindstillinger.

Aski Raski Danmark benytter Google Drive til at samle og strukturere navne og e-mailadresser på kontaktpersoner, som repræsenterer vores kunder. Behandlingen er nødvendig for at opfylde de aftaler, Aski Raski Danmark har indgået med sine kunder. Google Forms, som bruges til kursusbestillinger, lagres også i Google Drive. Google Drive lagres på cloudtjenesten Google Cloud. At overholde krav til GDPR har høj prioritet for Google Cloud. Det kan man læse mere om her.

Aski Raski Danmark benytter MS Azure til lagring af personoplysningerne. MS Azure har behandlingssted i Microsofts servere i Holland. Personoplysninger, som omhandler elever og lærere, vil derfor ikke overføres til tredjelande. Få mere information om MZ Azures behandling af personoplysninger her.

Aski Raski Danmark bruger tjenesten fra Make AS til at udsende nyhedsbreve og indsamle kontakter til disse, enten via et pop-up-vindue eller et skema på hjemmesiden. Make AS lagrer alle personoplysninger, backups og logninger i Norge.

SKARP er leverandør af hjemmesiden. Skarp benytter Siteground til lagring, som benytter sig af en grøn server-infrastruktur i Europa.

10. Indsigt, rettelser og sletning

Hvis du ønsker at få tilgang til de personoplysninger, vi behandler om dig eller at rette, ændre, begrænse eller slette unøjagtige data, send da venligst en forespørgsel til kontakt@askiraski.dk

11. Lagringstid for dine personoplysninger

Aski Raski Danmark lagrer kun dine personoplysninger så længe, vi har grundlag for at behandle dem. I den grad vi har retslig pligt til lagring, kan det f.eks. være fem år for regnskabsoplysninger. Andre oplysninger behandler vi i en meget kortere periode.

Oversigt over lagringstid:

12. Ændringer
Denne privatlivspolitik kan ændres fra tid til anden. Ved væsentlige ændringer vil vi bede om dit samtykke eller sende dig særlig information afhængig af, hvad grundlaget for behandlingen er.